Toda empresa, negocio o emprendimiento, por grande o pequeño que sea necesita cada cierto tiempo hacer auditoría. Esto se lleva a cabo con el fin de identificar si las actividades pautadas se han ido realizando de la manera en que se planeo y si los resultados son los esperados o no.
Pero antes de saber cómo realizar una auditoría es necesario conocer realmente lo que este concepto define y que herramientas son necesarias para realizarla de manera correcta.
¿Qué es una auditoría?
Una auditoría se define como el proceso de evaluación detallada de una organización, empresa o negocio con el fin de verificar el estado financiero en el que se encuentra. Ayuda a definir la rentabilidad y eficiencia de los departamentos que conforman a dicha empresa, cuáles son sus fortalezas y debilidades para luego expresar las sugerencias que la lleven a mejorar.
Es recomendablemente y muchas veces obligatorio que una empresa sea auditada como mínimo una vez al año, para conocer su rentabilidad y poder establecer estrategias a futuro.
¿Cuándo se debe realizar una auditoría?
Las auditorias se llevan a cabo luego de que la empresa cumpla con las siguientes características:
- Facture altas cantidades de dinero.
- Posea activos que sustenten la cantidad de dinero que maneja.
- Emplee una cantidad de más de 50 trabajadores.
Las auditorías también pueden realizarse en casos distintos por elección propia de los directores, las razones pueden ser:
- Motivos legales.
- Presencia de nuevos socios o salida de alguno de ellos.
- Frente al recibimiento de algunas subvenciones.
¿Cómo hacer auditoría?
Si te preguntas ¿Como realizar una auditoría? tienes que saber que la misma cumple con una serie de pasos importantes, los cuales deben seguirse a cabalidad si se desea obtener los mejores resultados de la misma.
Lo primero que se debe hacer es definir quién va a hacer auditoría, esta puede hacerla una sola persona o puede hacerla un equipo de auditores, luego se decide que es lo que se va a auditar, también debe establecerse a quien se le hará saber o se le comunicará los resultados obtenidos y por último se escogen los mecanismos que se van a utilizar para implementar las acciones correctivas.
Luego de que todo esto se encuentre completo y especificado se proceden a realizar los pasos para una auditoría.
Pasos para hacer una auditoria
Los siguientes son pasos o etapas que debe cumplir cualquier proceso de auditoría y con los cuales se obtendrá un resultado correcto y útil para establecer nuevas acciones que mejorarán la funcionabilidad de la empresa.
1. Planificación: Corresponde al 60% de una auditoría exitosa, es decir que tiene un valor importante y debe hacerse de forma minuciosa y correcta. Establecer un objetivo y alcance es importante ya que se deja claro que es lo que se quiere de la auditoría. Luego de que el equipo encargado de hacer auditoría conozca el objetivo y alcance se tiene que establecer horarios con lo cual se podrá conocer el tiempo total que llevará y cuando se conocerán los resultados.
Existe una guía que se vuelve útil en todo proceso de auditoría y comprende los siguientes puntos:
- Procesos a los que se le realizarán auditorías.
- Herramientas como preguntas y criterios que se van a evaluar.
- Personas responsables de la auditoría.
- Fechas del inicio y el fin de la misma.
- Fecha real de cuando se realizará cada auditoría.
- Información obtenida documentada.
- Resultado de la auditoría, observaciones y sugerencias.
2. Compromiso y preparación: En esta etapa se debe lograr el compromiso tanto de los directores como de las personas que conforman el equipo auditor. Luego se realiza una lista de chequeo que servirá para evitar que se dejen de evaluar factores importantes, en ella se ordena la información recolectada, se registra los datos y evidencias que suelen ser claves en toda auditoría.
3. Ejecución: Se trata del inicio de toda la auditoría en sí. El auditor elige la forma de llevar a cabo el trabajo antes planeado, entre las opciones para realizar la auditoría se encuentran la observación en tiempo real de todo el trabajo, tener charlas con cada uno de los empleados, analizar datos importantes o revisar los registros. En esta etapa de ejecución se recolecta toda la evidencia.
4. Recolección, registros y presentación de resultados: Luego de obtener las evidencias se recogen todos los resultados para ser registrados y redactar un informe que deberá ser presentado a los directores. En dicho informe se plasma aparte de los resultados, las recomendaciones para el mejoramiento de la empresa.
5. Seguimiento: Terminado el punto de hacer auditoría se mantiene un seguimiento del trabajo realizado, esto con el fin de que las recomendaciones y el nuevo orden de trabajo se cumpla a cabalidad y no se repitan los errores pasados.
Siguiendo estos pasos para hacer auditoría financiera podrás llevar un control de la forma en que se trabaja en tu empresa y asegurarte de que los planes establecidos se estén cumpliendo adecuadamente. Los pasos para realizar una auditoría contable no solo van a asegurar que el trabajo de los auditores sea eficiente, sino que obtendrán mejores resultados y por ende las recomendaciones y sugerencias serán apropiadas para el crecimiento de la empresa.
