Contabilidad electrónica

Estamos en una era tecnológica que cada día crece de forma exponencial, por ello es importante mantenerse al día con todo lo que tiene para ofrecer y con las cosas que se van actualizando para brindar mejores y más rápidas experiencias.

Tal es el caso del área de la contabilidad, cuyo control administrativo y financiero ha pasado a formar parte de la era de la tecnología y hoy en día funciona mucho mejor y hasta más ordenado en muchos casos.

La contabilidad electrónica engloba una gran cantidad de funciones que toda empresa debe conocer, por lo que a continuación te explicaremos de que se trata y cómo manejarla de manera eficiente.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica se define como un método por medio del cual se hace una sustitución de toda la información contable que se encuentra plasmada en libros, papeles y hojas por archivos contables que se almacenan en forma digital. Por medio de la contabilidad electrónica los contribuyentes registran las transacciones y las envían en formato XML a través del Buzón Tributario.

¿Para qué sirve la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica tiene como finalidad reemplazar la manera en que se viene llevando los asientos contables, es decir la forma física de los libros y registros, por archivos manejados digitalmente. Todo esto para conseguir la actualización del registro contable y un mejor control sobre las operaciones realizadas por parte de los contribuyentes.

 Mantener la contabilidad de forma electrónica facilita los procesos no solo a los contadores sino también a los usuarios y las empresas.

¿Cómo funciona la contabilidad electrónica?

Para llevar a cabo la contabilidad electrónica se necesita de un software especializado ya que toda la información que se precisa se encuentra cargada en la nube.

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Contabilidad para pymes

El cliente accede a la oficina contable virtual por medio de un usuario y contraseña asignados de forma particular y por medio de esta llave electrónica puede enviar los documentos que desee (facturas y pólizas por ejemplo), así como también recibir información instantáneamente.

¿Cómo se lleva la contabilidad electrónica?

Por medio de la página de internet del SAT se sube a la nube mensualmente la información contable de los contribuyentes, esto tiene que hacerse de forma ordenada, estructurada y tomando en cuenta tanto los registros como los asientos contables.

El SAT luego se encarga de enviar la balanza de comprobación y un catálogo de cuentas que tiene adjuntado el código agrupador. Toda esta información queda cargada en la nube y cuando el contador o el usuario desee revisarla solo tendrá que acceder a la página con su usuario y contraseña.

La información es enviada al SAT por medio de archivos comprimidos en formato .ZIP por medio de la opción de Buzón tributario y es necesario tener la firma electrónica vigente.

Buzón tributario y contabilidad electrónica

El buzón tributario se conoce como el sistema electrónico que se encuentra ubicado en la página del SAT. Por medio de este buzón se establece la comunicación entre los trabajadores del SAT y el usuario.

Todas las promociones, solicitudes y avisos que un contribuyente desee hacer, lo hará a través de este buzón tributario y la página del SAT tomará en cuenta y responderá el requerimiento por el mismo medio.

Las autoridades del SAT podrán también realizar cualquier tipo de notificaciones, actos y resoluciones administrativas a los contribuyentes, nada más utilizando el sistema electrónico de buzón tributario.

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Historia de la contabilidad

Requisitos para la contabilidad electrónica

Para poder llevar a cabo la contabilidad electrónica tienes que contar con los siguientes puntos:

  • Contar con tu firma electrónica, esta puedes conseguirla por medio de la página del SAT.
  • Tener a la mano los XML comprimidos en formato .ZIP, estos tienen que llevar la nomenclatura que corresponda según lo establecido por el SAT.
  • Tener a disposición el acceso a internet.

Para evitar errores es prudente utilizar una calculadora de porcentajes con el fin de calcular correctamente los porcentajes de impuestos. Toda la información tiene que ser verificada y asegurarse de que no tenga detalles antes de ser enviada.

¿Que son los registros electrónicos contables?

Un registro contable electrónico se define como todos los detalles contables que se llevan por medio de la tecnología. Todo lo que tiene que ver con cuentas, libros y documentos se digitalizan y de esta manera los trámites fiscales y todas las demás gestiones se realizan de la misma manera.

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